Es war seeeeeeehr warm, nicht wahr? Unsere Formel für August: wenig Kleidung, aber dafür sehr viel Output!

Trotz dieser schier unerträglichen, gedankenlähmenden Hitze ist es uns gelungen, auch im August Gas zu geben und weitere Fortschritte zu verzeichnen.
Im Sommermonat hat sich für die Organisierenden einiges getan. Eingeläutet haben wir den Monat mit einem Newsfeed. Es ist uns ein großes Anliegen, Organisierende stets up to date zu halten und ihnen die Möglichkeit zu bieten, sich jederzeit relevante Informationen mittels einer kompakten Übersicht zu holen. Der Newsfeed liefert wichtige Auskünfte darüber, was sich in der Zwischenzeit bei den Einreichenden bezugnehmend auf ihre Projekte oder auch bei der Beurteilung seitens der Begutachtenden getan hat.
Eine weitere Neuerung und ein ganz wichtiger Schritt in Richtung mehr Autonomie war der Einbau einer zusätzlichen Funktion bei den globalen Einstellungen. Bisher wurden die Nutzungsbedingungen ausschließlich von uns definiert, nun aber haben Organisierende die Möglichkeit individuell Ergänzungen/Erweiterungen vorzunehmen. Für ausführlichere Informationen können sogar zusätzlich PDF Dateien hochgeladen werden.
Die Hitze hatte uns zu diesem Zeitpunkt schon voll im Griff – trotzdem lautete die Devise: “the show must go on”.
Auf Anfrage und Anregung von KundInnen wurde der Datei-Upload für die Organisierenden erweitert. Diese können nun im Vorfeld selbst bestimmen, wie viele Dateien bei einem Upload erlaubt sind. Durch dies kann verhindert werden, dass Einreichende eine willkürliche Anzahl von Dokumenten hochladen.
Eine weitere Anregung führte uns zu einem neuen Fragetyp für den Fragenkatalog der Einreichenden: die “Datumsabfrage”! Eigentlich ist es überraschend, dass wir nicht viel eher daran gedacht haben, eine Abfrage dieser Art einzubauen, aber oft sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr… und es war ja nicht so, dass uns langweilig geworden wäre.
Anstelle eines einzeiligen Textfeldes, wo ein spezifisches Datum händisch eingetragen werden musste, gibt es jetzt einen Kalender (das Layout ist browserabhängig und gestaltet sich  dementsprechend unterschiedlich). Wir haben auch hier zusätzlich die Möglichkeit für Organisierende in den Raum gestellt, bereits im Vorfeld Einschränkungen für Einreichende festzulegen (die Eingaben können stichtagsabhängig gestaltet werden). Im Zuge der Implementierung eines neuen Fragetyps (Datumsabfrage) haben wir uns wieder verstärkt mit dem Fragenkatalog allgemein auseinandergesetzt und versucht weitere Erleichterungen zu schaffen. Gelungen ist uns dies durch die Validierung einzelner Textfelder.
Durch eben diese Validierung haben Organisierende die Gelegenheit auch hier spezifischere Vorgaben für Einreichende vorzunehmen und festzulegen, welche Einträge innerhalb bestimmter Eingabefelder zulässig sind bzw. was als ungültig angezeigt werden soll (z.B.:  Abfrage der Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Webadressen).

Eine weitere Neuerung ist das “Informationsfeld”. Die Praxis hat gezeigt, dass bei der einen oder anderen Fragegruppe etwas mehr Erklärungstext notwendig war. Um dies für alle übersichtlicher zu gestalten, brachten wir das Informationsfeld ins Spiel.  An dieser Stelle können nun allgemeine Informationen zu spezifischen Fragegruppen deponiert und dadurch einzelne Fragen viel prägnanter formuliert werden (ohne zusätzlichen oder doppelten Erläuterungsballast).
Als wäre dies nicht schon genug! Aus Gründen der Zeitersparnis haben wir uns dazu entschlossen, außerdem eine Duplizierungsfunktion in unser System einzubauen, welche es erlaubt, Fragen beliebig oft zu kopieren.

Eine ganz wichtige Thematik ist für uns der Aspekt der Anonymisierung. Sie hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert, da bei der Projektbeurteilung nicht Einreichende an sich, sondern das Projekt im Vordergrund stehen sollte. Nach reiflicher Überlegung, haben wir den Entschluss gefasst, diese Entscheidung jedoch den Organisierenden zu überlassen und bei den globalen Eistellungen eine Funktion eingebaut, die es ihnen ermöglicht zu definieren, ob Projekte den Begutachtenden anonymisiert vorgelegt werden oder nicht. Zusätzlich haben wir im Bearbeitungsmodus der einzelnen Einreicher-Fragen die Erweiterung vorgenommen, einzelne Fragen für Begutachtende zu verbergen (als Bsp.: Namen und Adressen von Organisationen), um dem Begutachtenden wirklich nur Inhalte zu liefern die evaluierungsrelevant sind. Sollten Organisierende davon jedoch nicht Gebrauch machen wollen, sind sie keinesfalls dazu verpflichtet. Es war nur wichtig für uns diese Möglichkeit in den Raum zu stellen.
Nach dem Fragenkatalog haben wir die rechtlichen Bestimmungen nochmals unter die Lupe genommen. Organisierende können nun zusätzliche PDF Dateien hochladen (als weitere Funktion bei sämtlichen rechtlichen Einstellungen). In weiterer Folge scheinen diese individuellen, ergänzenden Bestimmungen automatisch bei den Einreichenden bzw. den Begutachtenden auf und müssen, abhängig von der Funktion vor jeder Projekterstellung bzw. beim Ausfüllen der persönlichen Daten akzeptiert werden, um fortfahren zu können.
All diese tollen Geschichten sind bei uns passiert und dabei war es erst Mitte August!

Nachdem wir die Organisierendenseite erweitert haben, durfte der Bereich der Einreichenden und Begutachtenden natürlich nicht fehlen. Für sie haben wir eine Pagination eingebaut (ein sehr geschicktes Navigationselement). Es kann durchaus vorkommen, dass bei der Projekterstellung sehr viele Fragen zu beantworten sind. Um zu verhindern, dass unnötig gescrollt werden muss, haben wir dem mit der Pagination entgegengewirkt. So kann jetzt ganz einfach von einer Seite zur anderen gewechselt und nervenaufreibendes Scrollen dadurch deutlich reduziert werden. Komfort ist die Devise!
Durch den zusätzlichen Befehl, dass die Navigation “on Top” stehen bleibt, verhindern wir auch hier völlig überflüssiges Scrollen. Unsere Menüleiste wandert jetzt munter mit und ermöglicht dadurch ein unkompliziertes Navigieren innerhalb von FES². Außerdem wurde der Informationsbalken für Einreichende und Begutachtende „on Top“ fixiert. Somit sind sie immer “top” informiert und genau im Bilde, wie viel sie noch zu beantworten haben und werden nicht erst beim Versuch ein Projekt abzuschließen auf noch ausständige Fragen hingewiesen.

Die hochsommerliche Gluthitze hat unser Leben zwar sehr beeinträchtigt, trotzdem haben wir uns dazu entschlossen den Flow zu nutzen. Aufgrund vieler Neuerungen und der immer komplexer werdenden Prozesse wurde je eine Anleitung für Einreichende und Begutachtende verfasst und im System implementiert. Innerhalb der Anleitung wird ganz genau erklärt, wie vorzugehen ist, um ein Projekt erfolgreich einzureichen und abschließen zu können. Nach dem Durchlesen der Anleitung dürfte es prinzipiell keine offenen Fragen mehr geben. Sollte dies dennoch der Fall sein, kann direkt aus dem System heraus der technische Support kontaktiert werden. Dann kann ja praktisch nichts mehr schief gehen! Soweit so gut!
Das wars von unserer Seite für den August. Solltet Ihr Fragen oder Anregungen haben, gebt uns bitte entweder per Mail oder auf unserer Facebook Seite Bescheid (Komplimente sind auch gern gesehen).

Hoffentlich geht es im September in dieser Tonart weiter! Wir werden Euch auf alle Fälle auf dem Laufenden halten,

Euer FES²-Team

 

 

 

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